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XX建设股份有限公司行政管理制度

2020-06-14 23:03:57 来源网站:巴哥网 本文移动端:XX建设股份有限公司行政管理制度

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XX建设股份有限公司行政管理制度 本文简介:XXXX建设股份有限公司行政管理制度(送审稿)XXXX建设股份有限公司办公室编目录第一章公司简介第二章组织架构图第三章员工行为规范第一节岗位规范第二节形象规范第三节语言规范第四节社交规范第五节会议规范第六节保密规范第四章考勤管理第一节作息时间第二节出勤违纪界定与奖罚第五章审批管理第一节签呈办理程序第

XX建设股份有限公司行政管理制度 本文内容:

XXXX建设股份有限公司

(送审稿)

XXXX建设股份有限公司办公室编

第一章

公司简介

第二章

组织架构图

第三章

员工行为规范

第一节

岗位规范

第二节

形象规范

第三节

语言规范

第四节

社交规范

第五节

会议规范

第六节

保密规范

第四章

考勤管理

第一节

作息时间

第二节

出勤违纪界定与奖罚

第五章

审批管理

第一节

签呈办理程序

第二节

签呈报送原则

第三节

签呈办理要求

第四节

签呈办理流程及归档监督管理

第六章

财务管理

第一节

费用管理办法

第二节

差旅费管理办法

第三节

公务车辆管理办法

第四节

业务招待费管理办法

第五节

其他费用管理办法

第六节

资金支出管理办法

第七章

会议管理

第一节

总经理办公会议事规则

第二节

“三重一大决策联席会议制度

第1章

公司简介

XXXX建设股份有限公司成立于2016年9月14日,注册资金1亿元,(略)

公司将按照市场化原则和现代企业管理制度的要求,高树目标、真抓实干、开拓创新、务求实效,借用最先进的资本运作理念,增强自身创效能力,确保公司健康持续发展。

第二章

组织架构图(略)

第三章

员工行为准则

第一节

岗位规范

(一)

上班到下班

1、上班

1.1遵守上班时间。自觉做到不迟到、不早退,如临时有事,需提前告知。

1.2工作前做好准备。

2、工作中

2.1工作要做到有计划、有步骤、高效执行。

2.2工作中不要随意离岗、串岗、闲扯和打私人电话等,不从事与本职工作无关的相关事宜。

2.3办公室内保持安静,走廊内勿大声喧哗。

3、办公用品和文件的保管

3.1办公用品和文件必须妥善保管,使用后须马上归位;办公用品和文件不得私自带离办公室,带走时需得到许可。

3.2文件保管不得自行随意处理,需及时归档保存,重要记录、证据等文件必须设定、规定保存期限。

3.3办公电子资料应按时备份到U盘或移动硬盘上,由部门专人保管。

4、下班前

4.1下班前整理好桌面办公用品,保持桌面整洁及椅子归位。

4.2关好门窗,检查处理水、电等安全事宜。

(二)

工作方法

1、接受指示时

1.1接受领导指示时,深刻领会意图。

1.2需虚心听取,做好记录

2、实行时

2.1充分理解工作的内容。

2.2遵守领导指示的方法和顺序,或视工作的目的而定。

2.3试行决定方案时,事先与相关部门加强沟通,虚心听取他人意见。

2.4工作经过和结果及时向领导汇报,工作中遇到疑难问题及时与领导反馈及沟通。

2.5对领导的决策和指示要坚决执行。

3、报告时

3.1撰写报告文书,需总结要点。

3.2汇报工作说结果,请示工作说方案。

第二节

形象规范

(一)着装

整洁、得体

1、服装正规、整洁、完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。

2、衬衣下摆束入裤腰和裙腰内,袖口扣好,内衣不外露。

3、不得穿超短裙、超短裤等暴露服饰。

4、鞋、袜保持干净、卫生,鞋面洁净,在工作场所不打赤脚,不穿拖鞋。

(二)仪容

自然、大方、端庄

1、头发梳理整齐,不染夸张发色,不戴夸张饰物。

2、男职工修饰得当,不留长发长须。

3、女职工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。

4、脸部和手臂保持清洁,不留长指甲,不染彩色指甲。

第三节

语言规范

1、提倡讲普通话。

2、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。

3、与他人交谈,用谦虚态度倾听,不要随意打断别人的话。

4、适时的搭话,确认和领会对方谈话内容、目的。

5、尽量少用生僻专业术语,以免影响与他人交流效果。

第四节

社交规范

(一)接待与访问

1、接待来访

1.1接待来访,热情周到;迎送来访,主动问好或话别。

1.2来访办理的事情不论是否对口,不能说“不知道”、“不清楚”,要认真倾听,热心引导,快速衔接。

1.3在职场范围内,无论遇到熟悉或陌生人员,需向对方微笑点头示意,以示友好。

2、访问他人

2.1要事先预约,遵守访问时间。

2.2因故迟到,提前用电话与对方联络,并解释说明。

2.3访问领导,进入办公室轻敲门,得到允许方可入内。

(二)

人际关系

1、尊重上级,从人格上对待下级,营造相互信赖的工作气氛。

2、不根据自己的理解对待同事,以温暖的关心栽培荣辱与共的同事爱,营造“同欢乐,共追求”的氛围。

3、肯定、赞扬他人的长处和业绩,对他人短处和不足,进行忠告、鼓励,造成明快和睦的气氛。

4、在意见和主张不一致时,应理解相互的立场,寻找能共同合作的方案。

5、不允许在工作岗位上以地缘、血缘、学员组成派员。

(三)

电话使用

1、接听电话,要先说“您好”。

2、与领导电话沟通完毕后,需待对方先挂机。

3、使用他人办公室的电话要征得同意。

(四)交换名片

1、

用双手递接名片。

2、拿名片的手不要放在腰以下。

3、接过名片后确定名片基本信息。

第五节

会议规范

1、事先阅读会议通知。

2、按会议通知要求,在会议开始前5分钟进场,并安排专人会议签到。

3、事先阅读会议材料、做好会前准备,针对会议议题汇报工作或发表自己的意见并做好会议记录。

4、开会期间与会人员将手机调至静音状态,不会客,不从事与会议无关的活动。

5、发言简洁明了,条理清晰。

6、认真听别人的发言并记录。

7、不得随意打断他人的发言。

8、不要随意辩解,不要发牢骚。

9、会议完后向上司报告,按要求传达。

10、保存会议资料。

11、公司内部会议,按秩序就座,依次发言。发言时,应先向主持人提出发言申请,发言先讲“汇报”,结束时说“汇报完毕”。

12、保持会场纪律。

第六节

保密规范

1、员工有履行保守公司商业秘密的义务。

2、不与家人及工作无关的人谈公司商业秘密。

3、使用资料、文件,必须爱惜,并注意安全和保密,涉及商业合同、会议文件等重要电子文档,不得存录在与互联网联通的电脑上,需存档在公司档案室硬盘或部门专用U盘上。

4、不得擅自复印、抄录、转借公司资料、文件。如确属工作需要摘录和复制,凡属保密级文件,需经公司领导批准。

5、公司实行员工工资保密制度,员工之间不得相互打听、谈论、攀比工资待遇与奖金等。

第四章

考勤管理

第一节

作息时间

(一)公司实行每周5天工作制

上午

800

1200

下午

14301730

在总公司办公楼以外的其他部门或子公司员工,参照总公司作息时间要求执行。

(二)考勤管理

1、考勤主管部门为人力资源部。设立专人负责具体考勤记录、统计和稽查工作。公司严格执行考勤机指纹录入登记制度。

2、考勤指纹记录制度适用范围。非部门日常工作负责人及总公司基层员工。(子公司考勤制度参照执行)

3、指纹录入规定。员工必须每天自行录入两次指纹,分别为上午700800前、下午13301430前。

第二节

出勤违纪界定与奖罚

(一)

员工违纪分为迟到、早退、旷工、脱岗、睡岗、玩岗等六种,管理规定如下

类别

说明

扣款标准

迟到

指未按规定达到工作岗位(或作业地点)

迟到1小时以内的,每次扣30元;迟到1小时以上的扣罚50元。

早退

指提前离开工作岗位下班

早退1小时以内,每次扣罚30元;1小时以上每次扣罚50元。

旷工

指未经同意或按规定程序办理请假手续而未正常上班的

旷工半天扣罚100元,旷工一天扣罚200元;一月内连续旷工3天或累计旷工5天的,作自动解除合同处理;全年累计旷工7天的作开除处理。

脱岗

指员工在上班期间未履行任何手续擅自离开工作岗位的

脱岗一次罚款30元。

睡岗

指员工在上班期间打瞌睡的

睡岗一次罚款30元;造成工作影响和损失的,由责任人自行承担。

玩岗

指员工在上班时间网上购物、看影视视频、玩电脑游戏等各种与工作无关的活动

每违反一次,罚款50元。

(二)

出勤奖罚

员工因临时或紧急工作任务未按规定打卡,须在当天起1-2个工作日内写出情况说明,经部门负责人或分管领导签字核实后,报人力资源部备案。逾期未办理手续的,一律不纳入全勤奖范围。对出满勤(无上述六种违纪行为以及下列七种假别)的员工,按季度统计予以奖励。

(三)

假期

类别

说明

扣款标准

病假

指员工生病必须进行治疗而请的假别;病假必须出具甲等以上公立医院诊断证明、医生的建休证明,无有效证明按旷工处理,同时,公司如需进一步核实,有权要求提供病历单、医疗费用清单(盖有现金付讫章)等资料佐证;出具虚假医疗证明加倍处罚;

病假每月2日内扣除50的基本日工资;超过2天按事假扣薪。

事假

指员工因事必须亲自办理而请的假别;但全年事假累计不得超过10天,超过天数按旷工处理;

事假按实际天数扣日薪。

婚假

按国家相关法律法规执行。

带薪休假

产假

按国家相关法律法规执行。

带薪休假

年假

指员工在本公司累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。

带薪休假

丧假

指员工父母、配偶父母、配偶子女等直系亲属逝世而请的假别

丧假期间工资照发,准假天数如下父母或配偶父母、配偶或子女逝世给假3-5天;祖父母逝世给假1-3天。

(四)

批假权限

1、病事假等各种假别员工1天以内由部门负责人批准;3天以内由分管领导批准;3天以上再报总经理批准。部门和子公司主要负责人(包括主持日常工作负责人)、公司高管、总经理助理请假由董事长批准。

2、所有假别都必须由本人书面填写请假单,并按规定程序履行签字手续后方为有效假别;特殊情况必须来电、函按程序请示,并于事后一日内补办手续方为有效假别;未按规定执行一律视为旷工。

(五)

外出

1、员工上班直接在外公干的,上班后外出公干的,一律由部门主要负责人签具意见确认。

2、员工未请假即不到岗或虽已事先知会公司但事后不按规定补办请假手续的视为旷工。

(六)

出差

员工出差应事先填写出差申请表,由部门负责人签署意见后报公司分管领导批准,部门负责人及以上人员由总经理和董事长批准。公司部长以上管理人员出差应知会办公室,以便联络。出差申请表应事前交人力资源部备查。

第五章

审批管理

第一节

签呈办理程序

签呈是呈请公司领导审阅签批的关于各类文件、各类工作事项的请示、报告。公司各级各部门、各子公司作为经办方,凡是需要呈请领导批示的请示或报告,均由经办方安排承办人负责办理。在反映相应工作事项的呈报材料或公文上,附上湖南三力建设股份有限公司呈批单或者公文签批单,然后按程序呈送。

签呈要分级递送和按标准规范签具。

1、具体承办人须在请示报告单上写明呈文者姓名、所在部门、具体日期等请示报告单上的基本项目,同时尽量简洁地写明以下内容本次签呈申请所要表达的主旨内容;工作事项的来由、基本情况;报告和请示事项;拟办意见。

如,根据市财政局ⅹⅹ科的要求(如有书面文件须附后),我公司需报送重点工程建设进展情况,经与公司ⅹⅹ部门ⅹⅹⅹ同志核实统计,特将公司一季度重点工程进展情况汇报(附后)呈上。当否,请领导阅示”。

2、呈文者所在部门主要负责人须进一步说明签呈情况并提出解决问题的思路和建议,公司高管兼任部门(或子公司)主要负责人的,须明确表达意见后再提出解决问题的思

路和建议,报请公司主要领导审批。

3、分管领导或主管领导根据呈报事项的轻重缓急,签具拟处意见和呈报意见,不得只签字,不表态。要求先明确表达意见(同意或者不同意),然后作进一步说明如不同意的,需说明理由。

如赞成的情况“拟同意。请ⅹⅹ领导审签”、

“拟同意ⅹ室或ⅹ人意见。请ⅹⅹ领导(按照审批权限以及事项的大小、轻重确定呈报层级)批示。”

如不赞成的情况“请ⅹⅹ领导批示。不赞成采取该方式办理。理由为”

4、所有签呈办毕后,各经办方可根据工作需要复印备存后,统一将原件交办公室登记、编号存档。

第二节

签呈报送原则

(一)视受文单位而定。上报市四大家(包括市级领导)、市直部门、主管单位、股东单位、重要合作单位的材料和事项须呈送董事长。

(二)视工作事项的性质而定。关系全局性、大局性的工作事项,涉及重要决策、重要项目、人事任免、重要问题、重要部署、大额度资金运作,以及关乎社会稳定、群体事件的,关乎公司形象的重要事项等,须呈送董事长;关系公司经营管理工作须呈报总经理审签。

(三)其他不宜简单决策的重要事项,须呈送董事长和总经理。

第三节

签呈办理要求

主要包括以下要求

1、签呈办理时限要求。原则上一个签呈须在两个工作日内办结,如果有规定时限的,须在规定时限内办结,办理时限由经办部门负责把握。每个工作日办公时间前1个小时为公司高管签呈集中审批审签时间,各部门须准确把握好时间安排呈送批示;凡是参与签呈审签的部门和个人必须实行即时审签、立等可取,确保签呈当天批阅并通知经办部门当日取件。如公司高管人员外出,

则由承办人通过电话、微信、邮件等方式请示,得到明确回复意见后,承办人在签呈件上注明“已通过邮件请示ⅹⅹ副总经理同意办理。ⅹⅹⅹ”。事后,由承办人找相应领导补签,完善手续。凡未完善审签手续的,办公室一律不得签章出稿。

2、签呈办理流程要求。公司实行领导班子分工负责制,签呈件须按照管理层级逐级呈报。根据审批权限,如分管领导审批把关即可的,由分管领导签具“同意”,

办公室可据此签章;需进一步上报的,则由分管领导签具“拟同意”,然后按程序上报审签。

属于部门业务内工作,呈批件和公文呈报件均由该业务部门承办上报;属于公司全局性、战略性、四大家、市直部门的正式文件,由办公室负责呈报。

签呈须使用统一印制的签呈专用请示报告单;签呈需一事一呈,内容简明扼要,格式规范;签呈呈报时,凡是直接说明、需要佐证、相关来由的材料须附后一并呈报,一并存档。

第四节

签呈办理流程及归档监督管理

经办部门为签呈办理、归档的责任部门,部门主要负责人(包括主持工作的副部长)为第一责任人,分管领导为签呈办理的责任领导。办公室为签呈办理流程及签呈归档工作主管部门,负责对签呈办理全流程监督管理,重点要跟踪督查签呈办理结果情况,确保签呈办理程序规范、结果明确、材料归档齐备,确保领导的批示意见、主管部门及上级有关要求落实到位。凡审批流程不完善的,办公室须退回重办,并不得签章;凡主要领导、主管领导或者分管领导批示要求ⅹⅹ部门或者ⅹⅹⅹ同志拿出意见的,须提交该部门提交意见后再重新呈报;凡公司主要领导就呈报情况提出疑问的,则该签呈须退回承办部门补充意见,办公室不得签章,不得对外报送。

第六章

财务管理

第一节费用管理办法

一费用预算管理的原则

1、额度上实行部门预算、总量管控的原则。继续坚持“任务挂钩、分类预算”的方式,公司根据各级各部门年度工作任务,并参照上年度各级各部门费用支出情况,核定有关费用,全部费用分类逐项划定到各部门形成预算,并按照预算控制、节余奖励的方式执行。

2、操作上实行集中统一、定点管理的原则。为了严格执行有关文件规定,确保费用规范使用、接待规范执行,公司设立接待和集中采购工作组,按照要求实行住宿和餐饮等定点接待,办公用品、固定资产等集中采购。

3、程序上实行先审后用、管用分离的原则。为了确保经费据实发生、切实保障工作任务的开展与落实,各部门开支经费使用一律严格遵循先申报后使用的原则执行,包括出差、采购、维修、接待等;

二费用报销流程如下

负责人/部门

费用报销(申请)流程

说明及记录

经办人部门

财务部

公司领导

总经理

董事长

财务部

经办人填写费用报销单、借款审批单、差旅费报销单等

部门负责人审核

财务审核

分管领导及相关领导审核

财务总监审核

总经理/经书面授权的副总审批

董事长审批

出纳付款

1、经办人外出办事取得合法票据,自检票据真伪、项目内容。

2、填写“费用报销单”、

“借款审批单”、“差旅费报销单”等。

3、部门负责人审核项目内容及金额的真实性。

4、财务审核业务发生的合理性、合法性。

5、分管领导、财务总监、总经理、董事长审批业务发生的可行性。

6、出纳根据审批手续完整支付款项。

(三)用款及报销凭证的要求及传递

1、实行“一事一单、一人一单”报账制度,严格执行实名报账,按照“谁经手谁签字,谁了解谁证明,谁同意谁审批”的原则,由经办人、部门负责人在发票上亲笔签名,严禁替代他人签字,严禁各项目费用之间互相替代使用,费用报销单附后。

2、严格执行刷卡消费制度。日常开支、接待200元含以上的须由经办人以个人银行卡刷卡支付,并附刷卡小票一同报账。特殊情况经公司领导批准。

3、原始票据种类自制原始票据和外来原始票据。

4、自制原始凭证是指由本单位经办业务的部门和人员,在执行或完成某项经济业务时所填制的凭证,如采购入库单.领料单等。

5、外来原始凭证是在经济业务完成时从其他单位取得的原始凭证,如银行解款单、购货发票等。

6、各项经济业务发生时所取得的原始凭证,无论是自制原始凭证还是外来原始凭证,都应做到记录真实、内容完整、编制及时。

7、原始票据基本要求是

原始票据的内容必须具备票据的名称;填制票据的日期;填制票据单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或盖章;接受票据单位名称;经济业务内容;经济业务的数量、规格、单价和金额。

从外单位取得的原始票据,必须盖有填制单位的印章(公章或财务专用章或发票专用章);自制原始票据必须由经办人和部门负责人签字;对外开出的原始票据,必须加盖本单位印章(公章或财务专用章或发票专用章)和经办人签名或印章。

凡填有大写和小写金额的原始票据,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始票据,须附明细清单,并有验收入库证明。支付款项的原始票据,付款单位名称必须与取得发票上的单位名称相一致。

一式几联的发票和收据,必须用复写纸填套写或使用无碳复写纸复写,顺序使用。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁,年末归档。

从外单位取得的定额发票或汇总开具的发票,必须附有详细清单,注明具体事项,加盖与发票相同的印章。

职工因公借款填写“借款审批单”,报账或收回借款时,由出纳开具收据并由出纳签名,冲减此笔借款。

经上级有关部门或本公司签批的经济业务,应当将批准文件或合同以及相关手续作为原始凭证附件一同上报。

所有凭证不得涂改、挖补,发现原始票据有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处须加盖开出单位的公章或财务专用章。

8、所有报销票据、付款审批表等应当手续完备,相关附件齐全。

所有报销单据须填写

“费用报销单”、“差旅费报销单”等凭证封面,所有付款需填写“资金支付审批单”或“借款审批单”。报销原始票据作为报销单据的附件。

所有“费用报销单”应用黑色或蓝黑色钢笔、水性笔写明以下要素报销日期、报销申请人、所属部门、报销内容、证明人、附原始单据张数、报销金额(大小写)、内容分栏详细填写。

所有“差旅费报销单”应用黑色或蓝黑色钢笔、水性笔写明以下要素报销日期、出差人、所属部门、事由、出差起止日期、起止地点、附原始单据张数;内容分栏详细填写报销金额(大小写),其中,大写数字壹

拾。

所有“资金支付审批单”应用黑色或蓝黑色钢笔、水性笔(或打印)写明以下要素请款日期、经办人、所属部门、经办事项、拟办意见、金额;付款方式;汇入单位全称、开户银行及账号。

所有“借款审批单”应用黑色或蓝黑色钢笔、水性笔(或打印)写明以下要素借款日期、借款申请人、所属部门、借款事由、金额;付款方式;汇入全称(姓名)、开户银行及账号。

各类入库单、出库单应按各项目填写齐全,入库与出库材料名称、规格、数量、编码填写明细、准确,由制单人、采购员、保管员、领料人、部门负责人确认签字,不得代签。

9、对公司经营过程中产生的物业水电费、维修费、通讯费(公司部分)、员工餐费、固定资产(不含项目)采购、低值易耗品采购及办公用品采购等费用,由办公室统一填报。

10、针对目前假发票冲斥市场的现状,为了保证公司利益不受侵害,请各经办人员对所报销票据负责,报销前请拨打12366或在税局网站查询取得报销发票的真伪,并在发票背面标明发票已验及经办人姓名,交财务管理部审验。

11、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外,其余各项费用采用“费用报销单”进行分类粘贴。

12、费用单据应折叠整齐、错落有序的粘贴在原始票据粘贴单上,便于单据的审核和装订、保管。

(四)相关费用报销标准

相关费用的报销标准严格按另行制定的各项费用标准执行。

(五)报账的时间及要求

1、当月所有需报销单据应及时办好批报手续,到财务部办理付款或销账手续,不得拖延到下月入账,当年的费用必须在当年的12月31日前报账,跨年不报账,特殊原因需注明原因,方可办理报销。

2、报账及借款,报账时间定为每周星期一和星期二审核,其他视情况而定。现金借款2000元以上的必须提前通知财务。

3、凡因公借款人员,在事后一个星期内办好报销手续,到财务管理部结清账务,公司财务管理部坚持“前账不清,后账不结”的原则。

4、财务部审核会计应认真审核原始凭证,点清单据张数,及时填制记账凭证。所有报销及付款凭证到财务报销后须加盖相应戳记。

凡现金收入的原始凭证必须加盖“现金收讫”戳记;

凡银行收入的原始凭证必须加盖“银行收讫”戳记;

凡现金支付的原始凭证必须加盖“现金付讫”戳记;

凡银行支付的原始凭证必须加盖“银行付讫”戳记;

凡作废的凭证须加盖“作废”戳记。

(六)每月结账日为当月的最后一天。

第二节

差旅费管理办法

(一)差旅费的具体内容

差旅费包括四大类,是指出差人员到异地出差期间发生的住宿费、往返交通费、伙食补助及市内交通费。

(二)差旅事项的获准程序

1、员工因公出差,除公司领导外,应填写出差审批表,并按规定完成审批程序。

2、出差前由拟出差人或团队指定联络人填写出差审批表,由办公室存档,同时复印一份出差审批表用于报销差旅费附件。

3、出差审批按以下程序办理

公司中层以上人员出差时间在三天以内(含三天)须经公司总经理审批,三天以上的须经公司董事长审批;

公司中层以下人员出差在二天以内(含二天)须经公司分管领导审批,二天以上的须报总经理审批;

公司出差人员因特殊情况不能在事前填写出差审批表的,可以先口头申请经分管领导或总经理或董事长同意后出差,出差回来后再补填出差审批表。

(三)差旅费的借支程序

出差人员如果需要在出差之前借支备用金的,根据“出差审批表”审批的预算填制“借款单”,差旅费借款的审批程序按公司资金支出管理办法的相关规定办理。

(四)

差旅费的报销程序

出差人员出差回来后一周内须及时填写“差旅费报销单”报销清账,差旅费所有单据均贴在原始单据粘贴单上,并附上“出差审批表”复印件。报销程序按公司资金支出管理办法的相关规定办理。手续不完备、不符合财务规定或单据不合法的,财务管理部有权拒绝报销。

借支备用金人员无特殊原因不报销的,财务管理部有权将欠款从欠款人工资中扣回。

公司领导和外聘专家的差旅费用报销由办公室指定经办人办理。

(五)差旅费费用报销的具体规定

1、公司员工出差,应提前预计接待费用并报分管领导和总经理审批。预计出差中接待费用超过业务招待标准的,需报总经理审批。接待单据应单独填写报销单与差旅费一同报销。

2、出差所发生的差旅费用,必须附出差审批表一同报销,不能分次另行报销。

3、公司高管的差旅费本着节约的原则,费用据实报销。

4、随同公司高管外出出差的公司员工,其费用报销经公司领导批准,可按公司高管标准执行。

5、公司人员出差城市交通费、伙食费按照超支自付、节余不补的原则以职务级别区分限额包干,发生的住宿费在限额内凭票报销,超过下述标准的,原则上不得报销。

限额标准见下表

地区

职位

一类地区

二类地区

三类地区

交通工具

住宿费

伙食费

城市交通费

住宿费

伙食费

城市交通费

住宿费

伙食费

城市交通费

公司高管

据实报销

飞机经济舱、列车软席、高铁一等座

公司中层

400

150

100

350

100

80

300

100

80

飞机经济舱、列车硬席、高铁二等座

其他员工

350

150

100

300

100

80

250

100

80

原则上不乘坐飞机,可乘坐列车硬席、高铁二等座

一类地区北京、上海、广州、深圳

二类地区除广州外其他省会城市及直辖市

三类地区除一、二类地区外的其他城市及地区

使用公司交通工具者,不予报销途中交通费。凡自带车不补助城市交通费,只报销往返的路桥费、停车费。

6、往返交通和市内交通标准

出差人员往返乘坐的交通工具按照职务级别分类见下表

类别

交通工具

火车(含高铁、动车、全

列软席列车)

轮船

飞机

公司高管

火车软席(软座、软卧),高铁(动车)一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

其余员工

火车硬席(硬座、硬卧),高铁(动车)二等座、全列软席列车二等软座

三等舱

经济舱

出差人员乘坐飞机要从严控制,总经理助理以上人员可以乘坐飞机,其余员工原则上不得乘坐飞机,因出差路途较远或时间、任务较紧的,经总经理或董事长同意后也可乘坐飞机;

出差人员按规定乘坐飞机、火车、轮船、汽车的交通费及相关杂费(保险费、机场建设费、托运费、订票费等)凭票据实报销。

出差人员长途往返交通原则上不得乘坐出租车。因特殊原因必须乘坐出租车的,应提交书面情况说明,并经总经理批准。

出差人员在出差地的市内交通费、伙食费按第5点5⑴标准包干报销。

原则上出差人员的机票订购由办公室登记办理。

7、其他事项

因业务需要,住宿费、乘坐的交通工具超过规定标准的,经公司领导批准,可据实报销;

出差期间因特殊原因发生宴请和办公用品等费用,经分管领导和总经理批准,可据实报销,但必须事先申请同意;

公司公派到外地参加研究学习、培训或会议,凭培训(学习、会议)通知或主办单位证明由主办方统一支付伙食费和住宿费的,超过了公司规定标准,可据实报销,期间不再享受伙食包干补助;

工作人员趁出差之便,事前经过公司分管领导和总经理批准就近省亲办事的,其绕道车船费自理,滞留期间不报销差旅费用;

因调动工作需要到原单位办理相关手续的,一次往返的住宿费、交通费可按出差标准报销,但不计出差补贴。

(六)不属于差旅费开支范围的人员

1、探亲、访友人员;

2、参加个人之间的追悼会人员;

3、应邀以个人名义参加校友会、联谊会、同学会、校庆等人员;

4、以个人名义参加各种群众性组织、团体自行组织的各类会议和集会上访的人员;

5、个人违法犯罪受公检机关传讯和到法院应诉的人员等。

第三节

公务车辆管理办法

(一)公务车辆是为公司经营业务需要而配备的车辆。

(二)公司配备公务用车辆三台,车辆配备专职司机。其中配备一台商务车,作为商务接待之用。

(三)公司车辆仅限于公司公用,不得用于私人活动。公司车辆由办公室安排专人统一管理,由实际使用人负责保管。

(四)公司车辆没有公务活动时车辆应停放在公司车库,没有设置车库的应停放在办公楼指定停车位,公务外出时应停放在交警部门指定的合法区域或安全位置。

(五)公司车辆的牌照上户、保险、年检费用由公司据实开支。违章费用原则上由司机承担,除因特殊情况下的违停、超速,经用车部门或负责人阐明原因,连同年检费用一同按费用报销程序办理报帐手续。

(六)保险费。公司车辆必须按主管部门的要求购置车辆全险,由办公室门办理相关手续。

(七)油耗费用。公司车辆按月将油费转入油卡中,由办公室对车辆用油和行驶里程进行登记管理。

(八)

路卡费。必须经用车部门或负责人确定用车时的路卡费,由办公室汇总确定,再按费用报销程序办理报帐手续。

(九)洗车费用。司机必须保持车辆内外清洁,洗车费用由办公室到指定洗车场办理洗车费用年卡,公司不另外报销洗车费用。

(十)

维修费用。坚持先申报再维修的原则,车辆维修需到公司指定修理厂维修。车辆需维修,司机应向办公室报告,由办公室填写车辆维修申报单,经分管领导审批后方能维修。报销维修费用时,必须附车辆维修申报单。车辆在市内其他修理厂维修的公司不予报帐,车辆出差在外需维修的,需由用车部门和负责人阐明原因再按费用报销程序办理报帐手续。

(十一)用车程序。用车部门和负责人先通知办公室,由办公室根据轻重缓急安排用车。

(十二)车辆配备一名专职司机,公司其他人员不能随意驾驶。如司机请假,可由公司办公室安排有执照的其他工作人员代班。

(十三)其他公司车辆使用由办公室统一安排。

(十四)专职司机执行里程补助制度,按实际里程和0.1元/公里的标准发放出车补助(按年计发),行驶里程数由办公室登记。

(十五)司机执行安全行驶安全奖,按全年行驶总里程和0.08元/公里的标准发放安全奖(按年计发)。如发生安全事故,安全奖取消,并按事故损失的5赔偿。司机酒后驾车或无公务任务私自动车出现的安全事故所造成的损失由司机负责,公司不承担任何损失。

第四节

业务招待费管理办法

(一)公司所有接待统一归口办公室负责安排。办公室安排1人专门负责接待工作(1人可兼职)。

(二)接待食宿实行定点管理。公司食堂要加强接待就餐能力,原则上接待就餐尽量安排在公司食堂。公司外的接待食宿实行定点管理,办公室根据分级接待的原则,与成本控制部比选确定2-3个档次的就餐、住宿的餐厅、酒店,采取接待专干负责签单,并转账支付(较小金额的实行刷卡支付)。

(三)

公司接待工作实行申报、审批制度(接待审批表见附件)。接待执行前,应由部门主要负责人签字报分管领导、机关分管领导审签,确定接待餐饮、酒水标准后,送办公室接待专干负责安排。其接待费用从各部门预算经费中核减。特殊情况不能先填写审批表的,先电话申请,回公司后补办审批表,费用开支严格按标准执行。

(四)严格执行接待标准。外来重要客商、上级重要领导来公司考察时,一般由公司主要领导陪同接待,办公室全面负责安排,标准控制在1000元以内,其费用从公司总费用中列支;因工作需要,市直部门有关负责人来公司联系工作时,由公司相应部门主要负责人、分管领导陪同接待,标准控制在600元以内,其费用从该部门预算经费中核减;一般工作联系时,3人以内的,可提前两个小时由相关部门接洽人向公司食堂负责人申报自助工作餐标准;3-5人以上的,相应部门可向办公室申报工作餐接待,接待标准控制在300元左右。午餐一律不得饮酒,晚餐接待用酒一并由办公室采购部集中采购,按就餐接待的三个层次安排三种档次的酒水,所有接待以湖南本地家常菜为主,不得提供鲍鱼、燕窝、鱼翅等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,不得提供香烟和高档酒水。各部门接待费用实行单列统计,每月从预算经费中核减。

(五)业务招待费开支预警。财务管理部建立每月费用开支分析机制,对各部门每月的工作内容与费用开支的匹配进行分析,对工作内容与费用开支不符,费用开支与工作进度不匹配的,进行预警提示,并督促整改。财务管理部按月统计各部门开支,每季度由部门负责人签字确认。

第五节

其他费用管理办法

(一)慰问等其他经费管理。公司员工本人生病住院、生小孩慰问600元/次;公司员工及直系亲属过世慰问1000元/次;公司员工家庭遭受自然灾害造成生活困难的,酌情给予年终困难补助,最高每年不超过1000元;其他人员慰问酌情而定。其他各种津贴补助严格按照津补贴的有关规定统一发放。

(二)员工的意外伤害保险由公司统一交纳,退休反聘人员等不能由公司统一交纳的,由个人自行交纳,用交纳保费发票按公司统一交纳标准报销。

(三)

公司外聘外地人员的养老保险、医疗保险、失业保险,应由公司承担部分按公司相应岗位的标准凭交费发票限额报销。

(四)

独生子女就医就学补助按年1600元发放,如国家或政府出台新的规定,按新规定执行。其他报销按国家有关规定执行。

第六节

资金支出管理办法

(一)本办法所指资金支出是指公司日常经营活动中所涉及到的所有支出事项,包括资本性支出、日常经营性支出、备用金借支以及资金往来调度等。

(二)对公司转让股权、对外出借资金(500万元以上)及对单项投资额超过人民币5000万元以上的项目投资和资产处置需经股东会批准;对单项投资额人民币5000万元以下的项目投资及资产处置需经董事会批准。股东会或董事会另有授权的除外。

(三)下列资金支出事项属于公司重大事项,必须实行集体联签制度(即分管领导、财务总监、总经理、董事长联签)

1、公司对外的重大资金调度;

2、对外投资;

3、偿还借款本金或利息(银行自动扣款的,核实金额后再补办联签);

4、公司内部(含子公司)银行间资金调度;

5、员工薪酬调整、专项奖金及福利的发放,须经薪酬委员会审批(日常工资、福利由分管领导和财务总监、总经理签字);

6、年度经营预算中不可预见费的使用;

7、工程剩余尾款的支出;

8、向社会有关部门或团体支付与公司经营有关的特殊性协调费或赞助,金额在1000元以上的(含1000元);1000元以下的按费用类支出流程审批。

9、其他未提及的,财务管理部认为对公司有重要影响的特殊事项。

(四)总公司资金支出程序如下

1、费用类支出(含固定资产采购和因工借支)

单笔三千元以下(含三千元)或单张报销单总金额在一万元以下(含一万元)申请报销人(填写与业务对应的资金支出单据、整理粘贴票据)→经办部门负责人(确认)→财务管理部(审核)→业务分管领导及相关领导(审核)→财务总监(审核)→总经理(审批)→出纳(审核、付款)。

单笔三千元以上或单张报销单总金额在一万元以上申请报销人(填写与业务对应的资金支出单据、整理粘贴票据)→经办部门负责人(确认)→财务管理部(审核)→业务分管领导及相关领导(审核)→财务总监(审核)→总经理(审核)→董事长(审批)→出纳(审核、付款)。

费用报销,需总经理审批的,也可由总经理书面授权其他副总审批(以下支付也可参照)。

2、已签署合同类支出

壹拾万元以下(含壹拾万元)资金申请人(填写资金付款单据、第一次付款须附合同原件)→经办部门负责人(确认)→成本控制部(审核)→业务分管领导(审核)→财务总监(审核)→总经理(审批)→融资管理部(调度)→出纳(审核、付款)。

壹拾万元以上资金申请人(填写资金付款单据、第一次付款附合同原件)→经办部门负责人(确认)→成本控制部(审核)→业务分管领导(审核)→财务总监(审核)→总经理(审核)→董事长(审批)→融资管理部(调度)→出纳(审核、付款)。

⑶尚未签定合同的业务支出

①土地一级开发业务支出,先预付后补签合同的,凭公司的委托函或收款单位的报告申请支付。

②项目开发的报批、报建等税费,凭政府有关部门的付款通知及收费文件申请支付。

③公司其他特殊性的开支,由公司另行召开专项会议研究决定,凭会议纪要申请支付,需要报送董事会或股东会审批的,按章程规定完成审批流程后实施。

上述三类业务支出审批流程资金申请人(填写资金付款单据、申请报告等)→经办部门负责人(确认)→法律事务部(审核)→成本控制部(审核)→业务分管领导及相关领导(审核)→财务总监(审核)→总经理(审核)→董事长(审批)→融资管理部(调度)→出纳(审核、付款)。

(五)费用报销应遵循以下规定

1、公司一切费用发生后,经办人员需填写相应的费用报销单,说明费用支出的内容,并将有关单据整齐粘贴附后,按照规定报销程序办理,如果遇到有关审批人员出差在外,可先口头请示其批准,但事后必须办理补签手续。

2、各种费用开支报销单据必须是符合国家财经法规规定的票据,其中,来自各种营利性组织的收款票据必须是正式发票或国家、地方税务机关认可的票据;来自行政事业单位的收据必须是盖有国家行政事业单位公章的真实收据;对社会有关部门或团体支付与公司经营有关的特殊性协调费或赞助,不能取得发票,财务管理部按有关规定作特殊情况处理。购买物品的报销单据必须有购买清单并由经办人、验收人或证明人签字。

3、财务人员在审核资金支付凭据时,如发现不符合国家财经法规和财会制度规定的事项或票据,财务管理部有权拒理,并向经办人进行解释。

4、一切费用开支必须在实际发生之日起10天内报销,其中差旅费报销时间自回公司之日算起,外购办公用品自借款之日或收到货品之日算起,业务招待费报销时间从业务接待结束之日算起。如已预支借款,报销时需先冲抵预支部分,报销金额不够冲抵借款的,差额部分需用现金即时退还公司,如果无特殊原因不退还的,财务管理部有权将欠款从欠款人的工资中扣回。

5、对员工因工作需要的预支借款支出,财务管理部应定期进行清理,凡未按规定期限及时办理核销的,财务管理部有权从责任人工资中扣还,未核销完借款的,原则上不予借支新的款项。

(六)

子公司资金支出管理流程

1、预算内费用(不含工资及五险一金)审批权限及流程。

单张报销单据一千元以下(含一千元)经办人员(填写与业务对应的资金支出单据、整理粘贴票据)→子公司副总经理(确认)→子公司财务主管(审核)→子公司总经理(审批)→出纳(审核、付款)。

单张报销单据一千元以上(含一千元)经办人员(填写与业务对应的资金支出单据、整理粘贴票据)→子公司副总经理(确认)→子公司财务主管(审核)→子公司总经理(审核)→总公司分管领导(审批)→出纳(审核、付款)。

2、已签署合同类支出

合同签订按照总公司制定的合同管理制度执行。支付已签署合同资金支付流程

伍万元以下(含伍万元)资金申请人(填写资金付款单据、第一次付款须附合同原件)→子公司副总经理(确认)→总公司成本控制部(审核)→子公司财务主管(审核)→子公司总经理(审批)→总公司融资管理部(复核调度)→出纳(审核、付款)。

伍万元以上资金申请人(填写资金付款单据、第一次付款须附合同原件)→子公司副总经理(确认)→总公司成本控制部(审核)→子公司财务主管(审核)→子公司总经理(审核)→总公司分管领导(审批)→总公司融资管理部(复核调度)→出纳(审核、付款)。

子公司维修、改造按资产维修管理办法执行。

各子公司原则上不允许发生预算外支出,若发生预算外的支出,必须先向总公司申报,经总公司分领导、总经理、董事长审批同意衙方可支出。

(七)费用报销应遵循以下规定

1、公司一切费用发生后,经办人员需填写相应的费用报销单,说明费用支出的内容,并将有关单据整齐粘贴附后,按照规定报销程序办理,如果遇到有关审批人员出差在外,可先口头请示其批准,但事后必须办理补签手续。

2、各种费用开支报销单据必须是符合国家财经法规规定的票据,其中,来自各种营利性组织的收款票据必须是正式发票或国家、地方税务机关认可的票据;来自行政事业单位的收据必须是盖有国家行政事业单位公章的真实收据;对社会有关部门或团体支付与公司经营有关的特殊性协调费或赞助,不能取得发票,财务管理部按有关规定作特殊情况处理。购买物品的报销单据必须有购买清单并由经办人、验收人或证明人的签字。

3、财务人员在审核资金支付凭据时,如发现不符合国家财经法规和财会制度规定的事项或票据,财务管理部有权拒绝办理,并向经办人进行解释。

4、一切费用开支必须在实际发生之日起10天内报销,其中差旅费报销时间自回公司之日算起,外购办公用品自借款之日或收到货品之日算起,业务招待费报销时间从业务接待结束之日算起。如已预支借款,报销时需先冲抵预支部分,报销金额不够冲抵借款的,差额部分需用现金即时退还公司,如果无特殊原因不退还的,财务管理部有权将欠款从欠款人的工资中扣回。

5、对员工因工作需要的预支借款支出,财务管理部应定期进行清理,凡未按规定期限及时办理核销的,财务管理部有权从责任人工资中扣还,未核销完借款的,原则上不予借支新的款项。

第七章

会议管理

第一节

总经理办公会议事规则

(一)会议形式

办公会通常每月召开两次,每月初召开一次,每月中旬召开一次,可视总经理的工作安排予以调整,其主要内容是根据工作需要组织召开并专题研究、议定经营管理中的重要事项。

(二)参加范围

办公会由总经理负责召集并主持,总经理因故不能主持会议时可委托公司领导班子其他成员召集和主持。

办公会的与会人员通常是公司领导和有相关议题的部门主要负责人。根据工作需要和保密的要求,办公会召集人可适当调整办公会与会人员的人数。

按照本规则规定应参加公司办公会的人员不得无故缺席,确因工作需要不能出席会议或需中途离会的,须经办公会主持人同意。

(三)议事范围

办公会的主要内容

1、传达学习有关文件、会议精神、落实董事会会议决定;

2、

研究提交董事会决定的公司年度财务预决算方案、年度资金计划、亏损弥补及盈利分配方案,其它投融资方案;

3、研究提交董事会决定的公司内部管理机构设置、调整方案、基本管理制度;

4、研究决定公司日常经营管理中的重要事项;

5、汇报、布置工作,协调解决执行中的有关问题;

6、需要办公会研究的其它事项。

(四)议题程序及决议

1、办公会议题的确定

办公会议题内容一般通过以下四种方式提出和确定

公司主要领导认为需要办公会研究的事项直接列为议题内容;

公司副总经理、财务总监、总经理助理就其职能分工认为需提交办公会研究事项,报公司主要领导审定后,列为议题内容;

公司各部门负责人根据部门工作情况认为需要提交办公会研究事项,由部门负责人报分管领导审定,再由分管领导报公司主要领导同意后,列为议题内容;

公司下属子公司有需要提交办公会研究的事项,须先经其经营管理层研究,有明确意见,报分管领导同意后,列为议题内容。

凡须由办公会作出决议的议题,原则上必须形成书面材料方可上会,特殊情况,经会议主持人同意的除外。相关部门在会前提前五个工作日将书面材料交到办公室,办公室负责整理成会议材料并做好其他会务保障工作。

凡上会议题需要征求多个部门意见时,原则上必须征求完各部门意见并汇总书面材料后,提前五个工作日提交至办公室,办公室整理后方可上会。

2、办公会通常情况下不应临时增加和取消议题,按本规则必须经办公会研究决定的事项不宜作为临时增加议题。特殊情况下必须临时提请办公会研究决定的事项,应在会前经主持人同意。总经理外出或主持人因紧急事项需要立即离会时,可临时取消议题并休会。

3、办公会研究的重大问题,应事先征求公司领导意见。

4、办公会与会人员对所议事项难以达成一致意见时,主持人可以提出休会,另行安排时间进行复议。

5、办公会的情况及所议事项由办公室指定专人记录。记录要求内容详尽、完整,包括时间、地点、主持人、参加人、主要议题及与会人员发言内容、形成的决议等。对临时取消的议题和主持人提出需要复议的事项应做明确的记录,通常情况下应在下次办公会上提请研究。办公室负责在会后尽快完成会议纪要的形成与发送。会议记录及纪要由办公室负责按要求存档。

6、办公会应明确所议事项的承办部门,并依据公司的工作制度,按公司领导分工、部门职责划分负责办理。

第二节

“三重一大”决策联席会议制度

(一)

联席会议审议范围

会议审议范围主要包括两个方面一是公司经营管理、项目实施建设中面临的重要问题,二是涉及重大决策、重要人事任免、重大项目安排及大额度资金运作等有关事宜。具体包括以下事项

1、总公司发展方向、发展战略、经营方针、中长期发展规划等重大战略管理事项。

2、总公司年度计划、工作报告、财务计划、预算、决算等重大运营管理事项。

3、总公司及下属控股、参股企业的改制、兼并、重组、破产或者变更、投资参股等重大资本运营管理事项。

4、总公司及下属控股、参股企业的资产损失核销、资产处置、利润分配和弥补亏损等重大资产(产权)管理事项。

5、总公司绩效考核、薪酬分配、福利待遇等涉及职工切身利益的重要事项。

6、总公司内部机构设置、部门职能调整方案及重要管理制度、工作流程的制定、修改。

7、

总公司中层以上管理人员的任免、聘用(解聘)、岗位调整、奖惩等。

8、总公司的重大投资项目。

9、总公司年度预算内大额度资金的调动和使用,超预算资金的调动和使用。

10、总公司担保、抵押、贷款等资金使用。

11、总公司重大支援、捐赠、赞助(款、物)等大额度资金的使用。

12、经营管理中需要研究解决的困难和问题。

(二)联席会议方式和程序

联席会议召开形式“三重一大”联席会议坚持定期召开、集中研究、集体决策原则。每月定期一次,原则上定于每月第一周星期一上午召开,如在经营管理中面临亟需解决的重要问题可经召集人同意,召开临时会议。

联席会议召集范围由公司董事长召集,公司领导和相关部门主要负责人参加。联席会议审议程序事项提交会议集体决策前应当由相关部门认真调查研究,经过必要的研究论证程序,充分吸收各方面意见。重大投资和工程建设项目,应当充分听取有关专家的意见。重要人事任免,应当征求董事会的意见。研究决定公司改制以及经营管理方面的重大问题、涉及职工切身利益的重大事项、制定重要的规章制度,应当听取公司工会的意见,并通过职工代表大会或者其他形式听取职工群众的意见和建议。

1、联席会议以问题为导向,首先由议题相关业务部门在会议召开前五个工作日提交书面议案,然后经会议召集人审批同意后安排上会;

2、审议议题应当提前告知所有联席会议成员,并为所有联席会议成员提供相关材料。必要时,可事先听取反馈意见;

3、联席会议召开时,由议题相关业务部门主要负责人或分管领导作专题汇报,所有与会人员可充分发表意见,最后根据实际情况综合各方面意见,形成决策意见;

4、联席会议决定的事项、过程、参与人及其意见、结论等内容,应当由会议指定的记录人员完整、详细记录,并做成会议记录、会议决议,由董事长签发后执行。

(三)联席会议的决策执行

1、决策作出后,公司经营管理层、各级各部门应当按照分工组织实施,并明确落实部门和责任人。如遇特殊情况需对决策内容作出重大调整,应当重新履行相应决策程序,但在没有作出新的决策前,任何部门、任何人不得擅自变更或拒绝执行。

2、决策执行情况将作为部门和员工绩效考核的重要内容。因执行不力,造成工作延误或不良影响和后果的,将在绩效考核中实行“一票否决”,并作为人事任免的重要依据。

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